東京都で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



東京都でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える会社が増えています

毎月の集計前になると、打刻データの取りまとめ作業に迫られている。そうした経験はありませんか？

東京都でいまだに紙の勤怠記録を管理している現場やオフィスでは、総務・人事のスタッフに大きな手間と作業時間の負担が発生しているという実態があります。

さらに、そうした作業の多くが手作業で行われることから、ミスや記録抜け、打刻トラブルや不正行為の危険もあります。

一例として、「打ち忘れを手で直してもらったが、どれが正しい記録か判然としない」、「残業の多い部門で、上司が自己判断で記録を変更している」など、という問題のように、紙ベースのタイムカードには、アナログ特有の曖昧さや不透明さが残りがちです。

このような体制が続くと、未処理の残業や法令違反のリスクや36協定超過など、労務トラブルに発展しかねません。

そのうえ、タイムカード集計作業は、個人任せになりやすく、限られた人にしか処理できない状況が続いてしまうことによって、休職や退職時に業務が停滞するリスクも懸念されます。東京都でも、事業者にとって、属人的運用の脱却と労働トラブルの予防の実現は、早急に取り組むべき課題です。

また、新型コロナウイルスの影響や、柔軟な労働環境への移行が進む中で、東京都でも遠隔勤務・シフト制勤務・複雑な労働時間体制など、柔軟な働き方への対応が求められています。

ところが、従来型の出退勤記録では、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。会社に行かないと入力できない、集計できないといった前提条件そのものが、時代遅れとなりつつあります。

「煩雑さは避けられない」「これまで問題がなかった」という理由だけで、紙ベースの運用を続けるのは、業務効率の損失にもなりかねません。こうした課題を背景に、東京都でも企業の関心が高まっているのが、勤怠管理システムの導入です。

東京都でも導入が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の使い勝手をやさしく解説

勤怠管理システムとは何かというと、職員の勤務時間・休暇・残業時間などの勤務データをリアルタイムで把握・集約できる仕組みを指します。

これまで一般的だった、紙ベースの出退勤記録や手打ち入力とは違い、リアルタイムかつ正確なデータ収集が可能であるため、正確な労務管理と業務負担の軽減を両立できます。

とくに東京都でも評価が高まっているのが、クラウド対応の勤怠管理サービスになります。

これは、Web接続でシステムにアクセスするため、面倒なインストールなしでPC・モバイル・タブレットから場所に縛られずに利用できるという利点があります。

固定勤務だけでなく、リモートワーク・直行直帰・シフト制勤務など、勤務スタイルに応じて使い分けられる柔軟性が特徴です。

標準的な機能としては、以下が提供されます。

  • 出退勤の打刻機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 勤怠データの即時処理
  • 時間管理の自動通知（36協定管理にも対応）
  • 有給休暇・代休・振替休日などの申請・承認フロー
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与処理との連動（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、自動的な警告表示により、ヒューマンエラーの放置を防止されます。

さらに、インターフェースが直感的で、東京都にてITが苦手な職場でもすぐに導入可能な点が魅力です。

クラウド型を選べば、法改正（例：残業規制や同一労働同一賃金）にも自動で対応してくれるため、コンプライアンスを維持できます。

これは、エラーによる法令違反防止にもつながる点で、安心して運用できる重要な要素です。

東京都の中小企業や店舗でも簡単に使える？導入のハードルはかなり低めです

「うちみたいな中小には無理？」「IT知識がないと無理？」中小企業や個人経営者には、こうした不安が少なくないのも事実です。

でも、東京都でも、勤怠管理システム導入が進むのはむしろ小規模事業者となっています。

その理由は、今の勤怠管理システムの多くが「導入費用なし」「月額数千円」「直感操作」ということから、中小企業が使いやすいように設計されているためです。

具体的には、従業員5人〜30人程度の小規模店舗や現場系の職場でも、スマホ打刻・シフト登録・有給管理までをすべて一元管理できます。

そのうえで、クラウド型システムであれば、セットアップなしですぐに使えて、Wi-Fiがあれば即利用可能です。

現場スタッフは、スマホから簡単に勤怠入力が可能、そして、マネージャーは、管理画面から即時確認・承認できます。

パソコンに不慣れでも使いやすい構造という点も支持されています。

とりわけ費用面では、紙の勤怠処理に比べて格段にコスト削減可能です。

主要な勤怠管理サービスの提供者は、支援体制も万全で導入時の、マニュアルや操作説明の配布、リアルタイムでの問い合わせも可能です。

すなわち、導入が難しいというのは昔の話です。。最近では、誰でも・すぐに・手軽に使える時代になりました。

東京都でも、勤怠のIT化は中小にも有効。

かえって、リソース不足の企業ほどコスパよく活用できると言えるのです。

タイムカードと何が異なる？東京都で勤怠管理システムを使うメリット

勤怠ツールの導入は、ただの業務効率化ではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、作業効率、法令順守、記録の精度など、あらゆる面で大きなアドバンテージがあります。

次に、導入によって享受できる、5つの大きな利点をまとめました。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

従来のアナログ方式は、打刻内容を回収・確認・手入力・集計と、締日前は毎月のように人事担当者が残業を余儀なくされるケースも多いです。

一方、勤怠管理システムを導入すれば、記録がその場で自動的に計算されるので、締め業務が効率化し、ミスも激減します。

2.不正打刻・代理打刻の防止
紙のタイムカードでは、代理での打刻行為が容易に行われてしまいます。一方、勤怠管理システムを導入すれば、顔認証や位置情報管理などによって不正防止可能で、客観性ある打刻履歴が残せます。

3.改正労働法への柔軟対応
残業時間の上限規制、最低有休取得数の確保、同一労働同一賃金など、労働法改正にスムーズに対応できるのもシステムの強みとして挙げられます。旧式の仕組みでは困難な要件も、クラウド型なら通知・集計まで自動化が可能になります。

4.リモートワークや変則勤務にも対応
旧来の出社前提の打刻を不要とし、スマートフォンやパソコンでどこからでも打刻可能。あわせて、柔軟な勤務形態の管理に対応したツールが多く、働き方に関係なく正確な勤怠が管理できます。

5.データの一元管理とペーパーレス化
紙の保管・提出・再確認などの手間が不要になり、過去の情報もすぐに呼び出せる。あわせて、給与処理ソフトとの連携によって、勤務記録を元に給与処理を自動化できる特長もあります。

勤怠管理は「記録するだけ」の時代から、「分析し、改善する」時代へ。従来型の勤怠手法と比較して、勤怠システムは業務改善とリスク低減を同時に実現します。

東京都でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

昔は、東京都でも、「勤怠管理＝紙のタイムカード」、主流でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは業務効率と法令対応が両立する信頼性の高い勤怠管理です。

これらの要件を高いレベルで満たす手段こそが、クラウド型勤怠管理システムです。

紙製の出退勤記録、にはつきものの、時間のロス、・集計ミス、・不正・属人化といった問題がつきものでした。システム導入によって、一掃することができ、人事担当の業務負担、を大幅に軽減できます。

即時の勤怠集計、・注意喚起機能、・データの一元管理の導入で、把握しきれなかった、労務の可視化もできます。

導入に際して不安を感じる企業もあるかもしれませんが、今のシステムには、スモールビジネス向けに最適化で構成され、東京都でも、初期費用や操作難易度も非常に低いのが現状です。

特に、初期費用ゼロ・月額数百円〜手頃な料金体系、多数用意されており、コストパフォーマンスの良さが高く評価されています。

労働関連法変更が多い頻発するいまの時代において、コンプライアンス対応をクラウドでオート化できることのメリットはとても重要で、労務リスクの回避ならびにコンプライアンス強化という観点からも重要性が増しています。

勤怠管理は「記録だけのもの」を超えて、「組織を保ち、人を活かす」重要な経営インフラとして定着してきています。勤怠管理システムの導入を通じて、社員の勤務の快適さと管理のしやすさを両立でき、持続可能な働き方、経営体制を整備することができます

仮に、現在の勤怠体制にわずかでも不満や不安があると感じたら、最初は始めてみるのが良いでしょう。即時に始められる「労務改善の第一歩」によって、会社を変える可能性があります。