大塚で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



大塚でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える会社が多いです

月末や締切前になると、出退勤記録の計算処理に追われている。そうした日常に疲れていませんか？

大塚でまだ紙ベースの出退勤の記録を活用している現場やオフィスでは、労務管理担当者にかなりの労力と無視できない時間ロスが生じているという課題があります。

さらに、それらの勤怠集計の多くが手動で進められていることから、ミスや記録抜け、不正打刻などのリスクも考えなければなりません。

一例として、「打ち忘れを手で直してもらったが、どれが正しい記録か判然としない」、「長時間労働が発生しがちな職場で、上司が手動で時間を調整している」など、という問題のように、アナログなタイムカードには、アナログ特有の曖昧さや不透明さが残りがちです。

そのまま運用を続けると、計上漏れの残業や36協定違反など、法的リスクが高まる恐れがあります。

加えて、集計業務は、個人任せになりやすく、属人的な処理体制が常態となってしまうと、退職や長期離脱で業務が回らなくなるリスクという課題も発生します。大塚でも、企業にとって、属人的運用の脱却と労務リスクの最小化は、無視できないテーマです。

また、新型コロナウイルスの影響や、柔軟な労働環境への移行が進む中で、大塚でもリモートワーク・シフト制勤務・フレックス制度など、柔軟な働き方への対応が求められています。

ところが、紙媒体の打刻管理では、柔軟性が不足して適応できません。現場に来ないと操作できない、勤怠が集計できないという前提条件自体が、時代遅れとなりつつあります。

「煩雑さは避けられない」「慣れている方法だから」という理由だけで、アナログな勤怠管理を続けるのは、大きなコストの浪費につながる可能性があります。このような状況下で、大塚でも導入が進んでいるのが、クラウド型勤怠管理の導入という選択肢です。

大塚でも導入が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の使い勝手をやさしく解説

勤怠管理システムとは何かというと、スタッフの出退勤や休憩時間、有給休暇、残業時間などの勤怠情報を一元管理するためのシステムのことです。

従来のような、アナログな記録や表形式の管理と違って、即時に正確なデータを取得できるため、正確な労務管理と業務負担の軽減を両立できます。

特に大塚でも導入が進んでいるのが、インターネット型の勤怠管理ツールになります。

このシステムでは、インターネット経由でサービスを利用するため、面倒なインストールなしであらゆるデバイスからどこからでも操作できるという魅力があります。

通常勤務に加えて、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、どんな勤務形態にも順応できる利便性が強みになります。

代表的な機能には、次のような操作が可能です。

  • 勤務時間の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム集計機能
  • 残業時間のアラート表示（36協定管理にも対応）
  • 休暇制度の自動管理機能
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与管理システムとの接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、自動的に通知が表示される仕組みなので、担当者が見逃していたミスも防止されます。

そして、操作画面はわかりやすく簡易的で、大塚にてITに不慣れな現場でもすぐに導入可能な点が魅力です。

クラウドサービスを使えば、法律改定にも柔軟に追従できるため、コンプライアンスを維持できます。

これは、手作業による法的ミスを事前に回避できるという意味でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

タイムカードどう違う？大塚で勤怠管理システムを使うメリット

出退勤管理システムを導入することは、単なる「便利ツール」ではありません。

紙での勤怠処理と比較して、業務効率・法令遵守・データ精度など、多方面で高い優位性があります。

次に、導入がもたらす、5つの導入効果をまとめました。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

紙ベースの打刻管理は、打刻内容を回収・確認・手入力・集計と、締切前には担当者が疲弊することも。

一方、勤怠管理システムを導入すれば、記録がその場で自動的に計算されることにより、月末の作業負担が激減し、エラーも最小限になります。

2.なりすまし打刻の防止
紙のタイムカードでは、同僚が代わりに打刻する「なりすまし打刻」が発生しやすくなります。勤怠管理システムであれば、本人確認機能（顔認証・位置情報等）が備わり、なりすましを防止可能で、信頼できる勤怠ログが記録できます。

3.法律変更・制度改革への順応
時間外労働の制限、有休消化義務、労働条件の平等原則など、労働法改正にスムーズに対応できるのもシステムの強みです。アナログ管理では難しいルール変更も、システム導入により自動通知や報告書の作成ができます。

4.リモートワークや変則勤務にも対応
オフィス打刻に縛られず、スマートフォンやパソコンでどこからでも打刻可能。あわせて、複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能なシステムが多く、柔軟な勤務形態でも正確な勤怠記録を維持できます。

5.データの一元管理とペーパーレス化
紙資料の運用が不要となり、過去記録へのアクセスも簡単。あわせて、給与計算システムとの自動接続で、勤務記録を元に給与処理を自動化できる点が支持されています。

記録から可視化・最適化へと変わる時代。紙のタイムカードと比較して、システム導入により、企業の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上します。

大塚の中小企業や店舗でも簡単に使える？導入のハードルは意外と低い

「うちみたいな中小には無理？」「パソコン操作が苦手でも使える？」中小企業や個人経営者には、こうした不安が少なくないのも事実です。

実際には、大塚でも、最も勤怠管理システムを導入しているのは中小企業や現場型の業種となっています。

背景には、近年の勤怠管理システムは「初期費用ゼロ」「数千円で利用可」「直感操作」という特徴を持った、中小企業が使いやすいように最適化されたサービス設計になっているからです。

たとえば、従業員5人〜30人程度の飲食店や小売業、美容室、建設業などでも、スマホで勤怠・スケジュール・休暇全てを操作可能になります。

加えて、クラウド型システムであれば、システム構築不要・即使用可能で、ネット接続があればどこでもOKです。

ユーザーは、スマホアプリで出勤・退勤が打刻可能、そして、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

PCが苦手な方でも直感的に操作できるUI設計がされているのもポイントです。

費用対効果として、旧来の紙ベースの勤怠管理にかかる人件費より圧倒的に安価に運用できます。

多くのクラウド勤怠ツール会社では、サポート体制も充実していて初期設定の段階から、マニュアルや操作説明の配布、電話相談やチャットサポートも完備されています。

つまり、導入が難しいというのは過去の話です。。最近では、誰でも・すぐに・手軽に使える時代になっています。

大塚でも、勤怠管理のデジタル化は、大企業だけのものではありません。

むしろ、リソース不足の企業ほど少ない負担で大きな効率化を実現できるチャンスと言えるのです。

大塚でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」重視へ

以前は、大塚でも、「勤怠管理＝紙のタイムカード」、主流でしたが、大きく様変わりしました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制です。

これらの要件を高いレベルで満たす手段こそが、クラウド型勤怠管理システムです。

紙製の出退勤記録、には常に、時間のロス、・記入ミス、・改ざん、・人依存、といった問題がつきものでした。システム導入によって、一掃することができ、担当者の作業負担を大幅に軽減可能になります。

リアルタイム集計、・注意喚起機能、・記録の一元化、によって、従来は気づけなかった、勤怠状況の透明化もできます。

導入に際して導入をためらう事業者もあるでしょうが、現在の勤怠ツール、には、スモールビジネス向けに最適化となっていて、大塚でも、導入コストや操作性のハードルも小さいのが実情です。

とくに、無料導入・格安運用、費用を抑えたプラン、多く提供されていて、コストパフォーマンスの良さも申し分ありません。

労働に関する法律変更が多い相次ぐいまの時代において、法令対応を自動的に勤怠システムでオート化の利点はとても重要で、法令違反の防止およびコンプライアンス強化という観点からも必要性が高まっています。

勤怠管理というものは「単なる記録」から、「企業を守り、社員の力を引き出す」重要な経営インフラへと進化してきています。勤怠管理システムの導入によって、スタッフの業務環境と同時に勤怠管理の容易さを実現し、持続可能な働き方、会社の経営基盤を整備することができます

仮に、今の出退勤管理に何かしら不安点や課題に困っているなら、最初は始めてみることをおすすめします。今すぐ始められる「労務環境改善の第一段階」によって、組織を変えるきっかけになるかもしれません。