一ノ割で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



一ノ割でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに替える方が増えています

毎月の締め日が近づくたびに、出退勤記録の集計業務に迫られている。そうした日常に疲れていませんか？

一ノ割でまだ手書きや紙ベースのタイムカードを管理している現場やオフィスでは、人事・労務担当者に大きな手間と作業時間の負担が重くのしかかっているというのが現状です。

加えて、そうした集計処理の多くが手作業で行われることから、誤記や確認漏れ、打刻トラブルや不正行為の危険も考えなければなりません。

一例として、「打刻漏れを手書き修正してもらったが、結局何が正確かわからない」、「残業過多なチームで、上司が手動で時間を調整している」など、といった事例のように、アナログなタイムカードには、アナログ特有の曖昧さや不透明さが残りがちです。

このような体制が続くと、計上漏れの残業や労働基準法違反や36協定違反など、労務リスクにもつながりかねません。

さらに、タイムカード集計作業は、担当者に依存しやすく、一部の担当者だけに業務が集中する仕組みが固定化してしまうことによって、急な休みや人員交代で業務が止まる危険も伴います。一ノ割でも、企業にとって、業務の属人化の見直しと法的リスクの回避の実現は、今や避けて通れない課題なのです。

また、新型コロナウイルスの影響や、働き方改革の流れを受け、一ノ割でもテレワーク・交替制勤務・変形労働時間制など、柔軟な働き方への対応が求められています。

しかし、紙のタイムカードでは、そのような勤務制度に対応するのは難しいです。出社しないと打刻できない、記録を取りまとめられないという前提条件自体が、時代にそぐわなくなりつつあります。

「手間がかかるのは当たり前」「これまで問題がなかった」という理由に固執して、旧式の出退勤管理を続けるのは、大きな経営ロスを引き起こす恐れもあります。このような状況下で、一ノ割でも企業の関心が高まっているのが、勤怠管理システムの導入という選択肢です。

一ノ割でも導入が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の基本機能をやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスというのは、社員の勤務時間・休暇・残業時間などの勤怠情報をリアルタイムで把握・集約できる仕組みです。

従来のような、紙記録や表計算ソフトによる管理と比べて、リアルタイムかつ正確なデータ収集が可能であるため、労務の正確性と効率化を同時に実現できます。

とりわけ一ノ割でも多くの企業に選ばれているのが、クラウド型の勤怠管理システムになります。

この仕組みは、オンライン経由で使えるため、面倒なインストールなしで端末を選ばずに場所に縛られずに利用できるという魅力があります。

オフィス勤務はもちろん、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、働き方の多様化に対応できる柔軟性が魅力になります。

主な機能としては、次のような内容が含まれます。

  • タイムスタンプ機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム勤怠データの自動集計
  • 残業時間のアラート表示（36協定管理にも対応）
  • 休暇管理と承認の仕組み
  • 労働時間の可視化とグラフ化（部門別、個人別の比較が可能）
  • 計算ソフトとの自動接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻忘れや記録ミスも、システムが自動でアラートを出してくれるため、管理者が気づかないうちにミスが放置されるといった問題も解消されます。

そして、インターフェースが直感的で、一ノ割にてITが苦手な職場でもすぐに導入可能になります。

クラウド型を選べば、最新法令に自動適応できるため、法令遵守の体制を保つことができます。

この機能は、人的ミスによる法令違反を未然に防ぐという意味でも、安心して運用できる重要な要素です。

一ノ割の中小企業や店舗でも簡単に使える？導入のハードルはかなり低めです

「大規模企業専用じゃないの？」「社内に詳しい人がいないと不安…」こうした懸念は、中小規模の事業者にもよく見られます。

実際には、一ノ割でも、中小企業・現場型業種が最も多く導入しているとなっています。

背景には、今の勤怠管理システムは「無料導入」「数千円で利用可」という利点から、中小企業が使いやすいように最適化されたサービス設計になっているからです。

たとえば、従業員5人〜30人程度の小規模店舗や現場系の職場でも、スマホで勤怠・スケジュール・休暇全てを操作可能になります。

さらに、オンライン勤怠管理であれば、サーバー不要・インストール不要で、インターネットがあれば即使えます。

現場スタッフは、簡単にアプリで出退勤操作ができ、その一方で、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

パソコンに不慣れでも使いやすい構造という点も好評です。

特にコスト面では、旧来の紙ベースの勤怠管理に比べて格段にコスト削減可能です。

主要な勤怠管理サービスの提供者は、サポート対応がしっかりしていて初期設定の段階から、操作手順の案内、電話相談やチャットサポートも完備されています。

要するに、「難しそうだから導入できない」というのは昔の話です。。現在は、即導入・即運用できる時代になっています。

一ノ割でも、勤怠DXは大手企業専用ではない。

実際には、中小企業にこそコスパよく活用できると言えるのです。

タイムカードどう違う？一ノ割で勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠ツールの導入は、一時的な補助ツールではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、処理スピード、法的対応、記録の正確さなど、多くの利点と差別化ポイントが期待できます。

ここでは、実際に導入することで得られる、5つの主な恩恵をまとめました。

1.手間のかかる作業からの解放｜入力ミスも減少

物理的なカードによる勤怠管理は、出勤データを回収し確認・転記・集計と、締日直前は人事が時間外対応に追われる場面も。

一方、勤怠管理システムを導入すれば、データが即時に処理されることにより、月末の作業負担が激減し、エラーも最小限になります。

2.不正勤怠の抑制
従来型のカードでは、代理での打刻行為が容易に行われてしまいます。勤怠管理システムであれば、本人確認機能（顔認証・位置情報等）が備わり、なりすましを防止可能で、改ざんされない出勤データを保持できます。

3.法律変更・制度改革への順応
時間外労働の制限、法定休暇の取得促進、労働条件の平等原則など、法律改定に対応しやすいのもデジタル化の利点として挙げられます。旧式の仕組みでは困難な要件も、システムなら自動でアラート通知やレポート出力が可能です。

4.働き方の多様化に対応
旧来の出社前提の打刻を不要とし、デバイスを問わずどこでも出勤記録可能。また、多様な勤務スケジュールを前提としたシステムもあり、働き方に関係なく正確な勤怠が管理できます。

5.効率的な情報管理と紙書類の廃止
紙資料の運用が不要となり、過去データの検索もワンクリック。また、給与計算システムとの自動接続で、勤怠データから賃金処理までを自動的に処理できるのも大きな魅力です。

勤怠管理は「記録するだけ」の時代から、「分析し、改善する」時代へ。従来の方式と比べて、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

一ノ割でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

かつては、一ノ割でも、タイムカード＝勤怠の基本、が当たり前でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは業務効率と法令対応が両立する信頼性の高い勤怠管理です。

これらを網羅的に実現できるのが、クラウド型勤怠管理システムです。

手書きタイムカード、には常に、時間のロス、・ミス・改ざん、・人依存、課題が付きまとっていました。勤怠管理システムを導入すれば、それらをまるごと解決でき、勤怠担当者の作業量、を劇的に緩和可能です。

リアルタイム集計、・注意喚起機能、・データの一元管理によって、把握しきれなかった、勤怠状況の透明化もできます。

始める際に、慎重な企業もあるでしょうが、今のシステムには、スモールビジネス向けに最適化となっており、一ノ割でも、初期費用や操作難易度も小さいのが現状になります。

なかでも、初期費用無料・低月額、費用を抑えたプラン、も豊富で、費用対効果の優位性が評価されています。

労働に関する法律改正が続く頻発する現代社会において、コンプライアンス対応をシステムでオート化できることのメリット大変大きく、労務リスクの回避および内部統制の強化という意味でも重要性が増しています。

勤怠管理というものは「記録だけのもの」から、「組織を保ち、社員の力を引き出す」重要な経営インフラとして定着しつつあります。勤怠管理システムの導入をすることで、従業員の働きやすさと勤怠管理の容易さを両立でき、持続可能な働き方、組織運営体制を築くことができる

万が一、今の出退勤管理にわずかでも不安点や課題を感じているなら、最初は始めてみるのが良いでしょう。今すぐ始められる「労務環境改善の第一段階」が、職場を変える可能性があります。