道上で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



道上でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える方が多くなっています

毎月の締め日が近づくたびに、勤務時間記録の集計業務に追い立てられている。そのような悩みを抱えていませんか？

道上でいまだに紙の勤怠記録を管理している法人や施設では、人事部門の担当者に多くの工数と無視できない時間ロスが重くのしかかっているという実態があります。

さらに、それらの作業の多くがアナログ方式で運用されているため、誤記や記録抜け、虚偽打刻などのリスクもあります。

一例として、「打刻漏れを手書き修正してもらったが、結局何が正確かわからない」、「残業時間が多い部署で、上司が手作業で丸めて処理している」など、という問題のように、アナログなタイムカードには、記録のあいまいさや不確実さが生じやすいです。

そのまま運用を続けると、未払い残業や労働基準法違反や36協定違反など、重大な問題を引き起こす可能性があります。

また、タイムカード集計作業は、特定の人に集中しがちで、特定の人しか処理できない体制が常態化してしまうことによって、急な休みや人員交代で業務が止まる危険も懸念されます。道上でも、企業現場にとって、人に依存しない体制づくりと法的リスクの回避の対応は、今や避けて通れない課題なのです。

さらに、近年の感染症拡大や、働き方改革の流れを受け、道上でも在宅勤務・交替制勤務・柔軟な勤務制度など、新しい勤務形態への適応が求められています。

にもかかわらず、紙のタイムカードでは、そのような勤務制度に対応するのは難しいです。出社しないと打刻できない、集計できないという前提条件そのものが、時代遅れとなりつつあります。

「集計に時間がかかって当然」「慣れている方法だから」という発想のもとで、紙ベースの運用を続けるのは、大きな経営ロスに発展しかねません。このような状況下で、道上でも多くの事業者が目を向けているのが、クラウド型勤怠管理の導入になります。

道上でも普及が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の使い勝手をやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスとは、従業員の出勤・退勤や休憩、有休、残業などの勤務データをデジタルで記録・集計・管理できるツールを指します。

従来のような、紙記録や表計算ソフトによる管理と比べて、その場で正しい情報を収集できるため、労務の正確性と効率化を同時に実現できます。

とりわけ道上でも評価が高まっているのが、クラウド対応の勤怠管理サービスです。

この仕組みは、インターネットベースで稼働するため、ソフトの導入不要で端末を選ばずに時間や場所を問わず利用可能という強みがあります。

通常勤務に加えて、リモートワーク・直行直帰・シフト制勤務など、どんな勤務形態にも順応できる利便性が強みです。

主な機能としては、以下のようなものがあります。

  • 出入り時刻の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 即時の出勤情報自動集計
  • 時間超過の警告機能（36協定管理にも対応）
  • 休暇制度の自動管理機能
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与管理システムとの接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

出退勤の記録ミスも、システムが自動でアラートを出してくれるため、誤記録の見落としも解消されます。

また、インターフェースが直感的で、道上にてITが苦手な職場でも対応可能な点がポイントです。

オンライン型のシステムであれば、法律改定にも柔軟に追従できるため、最新の労務要件を常に満たすことができます。

この仕組みは、手作業による法的ミスを事前に回避できるという意味でも、非常に心強いポイントです。

道上の中小企業や店舗でも便利に使える？導入のハードルは意外と低い

「うちみたいな中小には無理？」「ITに弱い自社では導入が難しいのでは…」中小企業や個人経営者には、こうした不安が少なくないのも事実です。

実際には、道上でも、中小企業や現場職が導入の中心となっています。

背景には、今の勤怠管理システムの多くが「初期費用ゼロ」「低コスト」「直感操作」という、中小企業が使いやすいように作られているためです。

例えば、従業員数が少ない小規模店舗や現場系の職場でも、モバイルで出勤・休暇・勤務スケジュールを一括処理可能です。

加えて、クラウド型システムであれば、セットアップなしですぐに使えて、ネット接続があればどこでもOKです。

ユーザーは、簡単にアプリで出退勤操作ができ、そして、マネージャーは、リアルタイムで勤怠チェック・承認が可能になります。

パソコンに不慣れでも使いやすい構造がされているのもポイントです。

とりわけ費用面では、旧来の紙ベースの勤怠管理に比べて圧倒的にコスト削減可能です。

勤怠システムベンダーの多くは、導入支援が手厚くなっていてサービス開始前から、操作手順の案内、電話・チャット対応なども万全です。

要するに、ハードルが高いというのは昔の話です。。現在は、誰でも簡単に始められる時代になっています。

道上でも、勤怠のIT化は中小にも有効。

かえって、リソース不足の企業ほど効率アップの恩恵が大きいと言えるのです。

タイムカードと何が異なる？道上で勤怠管理システムを使うメリット

勤怠ツールの導入は、単に楽になるだけのものではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、処理スピード、法的対応、記録の正確さなど、あらゆる面で大きなアドバンテージが期待できます。

以下に、導入によって享受できる、5つの大きな利点をまとめました。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

紙ベースの打刻管理は、勤怠記録を確認し計算・整理と、締切前には担当者が疲弊する状況も少なくありません。

しかし勤怠管理システムでは、記録がその場で自動的に計算されるため、締日作業は大幅に時短・ミスもほぼゼロになります。

2.不正勤怠の抑制
従来型のカードでは、代理での打刻行為が発生しやすくなります。クラウド勤怠管理なら、顔認証や位置情報管理などによって不正防止可能で、客観性ある打刻履歴が残せます。

3.改正労働法への柔軟対応
長時間労働の是正、年5日の有給休暇取得義務、労働条件の平等原則など、法改正に即応できる柔軟性があるのも導入の利点といえます。アナログ管理では難しいルール変更も、システム導入により自動通知や報告書の作成ができます。

4.在宅勤務や交替制勤務への対応
旧来の出社前提の打刻を不要とし、スマホやPCから自宅や外出先で打刻が可能。また、複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能なシステムが多く、勤務時間の多様化にも対応した記録が可能です。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
紙ベースの保存・提出・確認作業が不要となり、履歴データも一瞬で検索可能。また、給与計算システムとの自動接続で、勤怠データから賃金処理までを自動的に処理できる点が支持されています。

記録から可視化・最適化へと変わる時代。タイムカードに比べ、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

道上でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」が重視されます

かつては、道上でも、タイムカード＝勤怠の基本、主流でしたが、大きく様変わりしました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制です。

これらを網羅的に実現できるのが、クラウド型勤怠管理システムです。

手書きタイムカード、には、負担、・ミス・なりすまし、・人依存、課題が付きまとっていました。システム導入によって、一掃することができ、人事担当の業務負担、を劇的に緩和できます。

リアルタイム集計、・アラート機能・情報の集中管理、により、これまで見落としていた労務の見える化もできます。

システム導入時に、慎重な企業もあるでしょうが、最近のサービス、では、中小企業や現場業種にこそ適した設計となっていて、道上でも、初期費用や操作難易度も非常に低いのが現状になります。

特に、初期費用ゼロ・月額数百円〜費用を抑えたプラン、多数用意されており、費用対効果の優位性も申し分ありません。

労働法改正が続く頻発する現代社会において、法令順守対応を自動的に勤怠システムで自動化の利点は非常に大きく、労務トラブルの防止ならびにコンプライアンス強化という視点でも重要になってきています。

出退勤の管理は今や「記録だけのもの」にとどまらず、「企業を守り、人を活かす」重要な経営インフラへと進化しています。勤怠管理システムの導入をすることで、従業員の働きやすさおよび管理のしやすさを実現し、持続可能な働き方、組織運営体制を築くことができる

もし、今の勤怠管理に少しでも不安点や課題を感じているなら、最初は利用してみるのが良いでしょう。すぐにでも始められる「労務環境改善の第一段階」によって、会社を変える可能性があります。