公津の杜で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



公津の杜でも紙のタイムカードから勤怠管理システムにする方が増えています

毎月の集計前になると、勤務時間記録の集計作業に追われている。そうした日常に疲れていませんか？

公津の杜でまだ手書きや紙ベースのタイムカードを管理している現場やオフィスでは、総務・人事のスタッフに大きな手間と作業時間の負担がかかっているという課題があります。

加えて、そうした勤怠集計の多くが手動で進められていることから、ミスやチェック漏れ、不正打刻などのリスクも考えなければなりません。

一例として、「打刻漏れを手書き修正してもらったが、結局どれが正しいのかわからない」、「残業過多なチームで、上司が手作業で集計している」など、といった事例のように、アナログなタイムカードには、記録のあいまいさや不確実さが生じやすいです。

このような体制が続くと、未払い残業や法令違反のリスクや36協定超過など、法的リスクが高まる恐れがあります。

そのうえ、勤怠集計業務は、担当者に依存しやすく、特定の人しか処理できない体制が常態化してしまうと、担当者不在時に業務継続が難しくなるリスクも懸念されます。公津の杜でも、事業者にとって、業務の属人化の見直しとコンプライアンス強化は、無視できないテーマです。

加えて、昨今のコロナ禍や、労働制度の見直しなど、公津の杜でもテレワーク・勤務時間分散・フレックス制度など、多様な働き方に対応する必要があります。

ところが、紙のタイムカードでは、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。出社しないと打刻できない、集計できないという構造そのものが、今の社会に適さなくなっています。

「煩雑さは避けられない」「慣れている方法だから」といった考えで、旧式の出退勤管理を続けるのは、大きな経営ロスに発展しかねません。こうした課題を背景に、公津の杜でも企業の関心が高まっているのが、勤怠管理システムの導入です。

公津の杜でも導入が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みと基本機能をやさしく解説

勤怠管理システムというのは、社員の出退勤や休憩時間、有給休暇、残業時間などの勤怠情報を一元管理するためのシステムを指します。

従来のような、アナログな記録や表形式の管理と違って、リアルタイムかつ正確なデータ収集が可能であるため、業務効率とコンプライアンス強化を実現できます。

特に公津の杜でも導入が進んでいるのが、インターネット型の勤怠管理ツールになります。

このシステムでは、Web接続でシステムにアクセスするため、インストール不要で端末を選ばずに時間や場所を問わず利用可能という魅力があります。

オフィス勤務はもちろん、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、働き方の多様化に対応できる柔軟性が魅力です。

基本的な機能としては、以下のようなものがあります。

  • 勤務時間の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 即時の出勤情報自動集計
  • 時間超過の警告機能（36協定管理にも対応）
  • 休暇制度の自動管理機能
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与処理との連動（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、自動的に通知が表示される仕組みなので、管理者が気づかないうちにミスが放置されるといった問題も解消されます。

加えて、操作画面はわかりやすく簡易的で、公津の杜にてITが苦手な職場でも簡単に導入可能になります。

さらに、クラウド型であれば、最新法令に自動適応できるため、コンプライアンスを維持できます。

これは、手作業による法的ミスを事前に回避できるという意味でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

タイムカードと何が異なる？公津の杜で勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠ツールの導入は、ただの業務効率化ではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、業務効率・法令遵守・データ精度など、大幅なメリットが期待できます。

以下に、実際に導入することで得られる、5つの導入効果をまとめました。

1.手間のかかる作業からの解放｜入力ミスも減少

紙ベースの打刻管理は、複雑なプロセスを伴い、月末になると人事部門が残業続きになる場面も。

しかしデジタル化された勤怠管理なら、打刻情報が瞬時に集計される結果、締め業務が効率化し、ミスも激減します。

2.なりすまし打刻の防止
紙ベースの打刻では、同僚が代わりに打刻する「なりすまし打刻」が現実に行われています。クラウド勤怠管理なら、顔認証や位置情報管理などによって不正防止可能で、客観的な勤怠記録が記録できます。

3.働き方の多様化対応
長時間労働の是正、最低有休取得数の確保、雇用の均等待遇制度など、法律改定に対応しやすいのもデジタル化の利点といえます。紙では対応しきれない制度も、システム導入により自動通知や報告書の作成ができます。

4.リモートワークや変則勤務にも対応
従来の出社打刻に頼らず、デバイスを問わずどこでも出勤記録可能。また、複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能なシステムが多く、柔軟な勤務形態でも正確な勤怠記録を維持できます。

5.勤怠情報の集中管理と書類レス
紙資料の運用が不要となり、過去データの検索もワンクリック。さらに、給料計算システムとの連動により、勤怠から給与計算までの流れを自動化できる特長もあります。

記録から可視化・最適化へと変わる時代。紙のタイムカードと比較して、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

公津の杜の中小企業や店舗でも便利に使える？導入のハードルはかなり低い

「勤怠管理システムは大企業向けでしょ？」「社内に詳しい人がいないと不安…」というような不安を抱える中小企業や個人経営の事業者は少なくありません。

実際には、公津の杜でも、中小企業や現場職が導入の中心です。

なぜなら、今の勤怠管理システムの多くが「初期費用ゼロ」「低コスト」という、中小規模向けに作られているためです。

例えば、従業員5人〜30人程度の業種、たとえば飲食・小売・理美容・建設などでも、出退勤・勤務表・休暇申請までスマホで一括管理できます。

加えて、オンライン勤怠管理であれば、サーバー設置やソフトのインストールも不要なので、ネット環境さえあればどこでも導入可能です.

従業員は、スマホアプリで出勤・退勤が打刻可能、そして、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

誰でもわかるシンプルな画面設計という点も好評です。

とりわけ費用面では、旧来の紙ベースの勤怠管理に比べて圧倒的に経費削減できます。

主要な勤怠管理サービスの提供者は、支援体制も万全でサービス開始前から、マニュアルや操作説明の配布、電話相談やチャットサポートも完備されています。

すなわち、「難しそうだから導入できない」というのは昔の話です。。現在は、気軽に使い始められる時代になっています。

公津の杜でも、勤怠DXは大手企業専用ではない。

実際には、中小企業にこそ簡単に大きな業務効率化が可能と言えるのです。

公津の杜でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」重視へ

かつては、公津の杜でも、出退勤記録＝紙で管理、主流でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは正確性・効率・法令順守・信頼性を備えた勤怠のしくみです。

これらの要件を高いレベルで満たす手段こそが、クラウド型勤怠管理システムになります。

紙製の出退勤記録、には、手間・ミス・改ざん、・属人化課題が付きまとっていました。システム導入によって、それらの問題を一気に解消でき、人事担当の業務負担、を大きく削減可能です。

即時の勤怠集計、・警告通知機能、・情報の集中管理、により、把握しきれなかった、労務の可視化も可能になります。

システム導入時に、慎重な企業もあるかもしれませんが、最近のサービス、には、スモールビジネス向けに最適化で構成され、公津の杜でも、費用と使いやすさの壁もかなり低いのが現状です。

とくに、初期費用無料・低月額、手頃な料金体系、も豊富で、投資対効果の高さも申し分ありません。

労働法変更が多い相次ぐいまの時代において、コンプライアンス対応をクラウドで自動化の利点大変大きく、法令違反の防止と法令順守体制の強化という視点でも重要性が増しています。

勤怠管理は今や「単なる記録」を超えて、「組織を保ち、社員の力を引き出す」経営基盤の柱へと変化しています。勤怠管理システムの導入によって、従業員の働きやすさおよび勤怠管理の容易さの両立が可能し、無理のない勤務スタイル、経営体制を整備することができます

万が一、今の勤怠管理にわずかでも不満や不安に困っているなら、最初は利用してみるのが良いでしょう。すぐにでも始められる「勤怠改革のスタート」が、組織を変えるきっかけになるかもしれません。