建部で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



建部でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える方が多くなっています

毎月の月末が近づくたびに、打刻データの集計作業に忙殺されている。そういった悩みを抱えていませんか？

建部でいまだに手書きや紙ベースのタイムカードを活用している会社や職場では、労務管理担当者に膨大な作業量と作業時間の負担が発生しているという実態があります。

そのうえ、それらの作業の多くがアナログ方式で運用されているため、誤記や確認漏れ、不正打刻などのリスクもあります。

例えば、「記録漏れを手作業で補ってもらったが、どれが正しい記録か判然としない」、「残業時間が多い部署で、上司が手作業で丸めて処理している」など、といった声のように、従来型のタイムカードには、曖昧で不明瞭な点が多く残ってしまいます。

このような状態が続けば、未処理の残業や法令違反のリスクや36協定超過など、労務トラブルに発展しかねません。

また、タイムカード集計作業は、担当者の属人化を生みやすく、限られた人にしか処理できない状況が続いてしまうと、急な休みや人員交代で業務が止まる危険も懸念されます。建部でも、経営者や人事担当者にとって、人に依存しない体制づくりとコンプライアンス強化という課題は、無視できないテーマです。

そしてまた、新型コロナウイルスの影響や、柔軟な労働環境への移行が進む中で、建部でもリモートワーク・シフトワーク・フレックス制度など、柔軟な働き方への対応が求められています。

一方で、紙媒体の打刻管理では、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。現場に来ないと操作できない、勤怠が集計できないという構造そのものが、現代の働き方に合わなくなってきています。

「手間がかかるのは当たり前」「昔からこれでやってきたから」という理由に固執して、手動の勤怠処理を続けるのは、大きな経営ロスを引き起こす恐れもあります。そのような背景から、建部でも多くの企業が注目しているのが、クラウド型勤怠管理の導入になります。

建部でも注目されている勤怠管理システムとは？クラウド型の基本機能をやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスとは、職員の出退勤や休憩時間、有給休暇、残業時間などの勤怠情報を一元管理するためのシステムのことです。

従来のような、紙ベースの出退勤記録や手打ち入力とは違い、即時に正確なデータを取得できるため、労務の正確性と効率化を同時に実現できます。

特に建部でも注目されているのが、Webベースの勤怠記録システムです。

これは、インターネットベースで稼働するため、ソフトの導入不要でパソコン・スマホ・タブレットからいつでもどこでもアクセス可能という利点があります。

事務所勤務はもちろん、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、多様な働き方に柔軟に対応できる点が大きな魅力です。

主な機能としては、次のような内容が含まれます。

  • 出入り時刻の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 即時の出勤情報自動集計
  • 残業時間のアラート表示（36協定管理にも対応）
  • 申請・承認のワークフロー
  • 時間分析と視覚化機能（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与処理との連動（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、ツールがエラーを自動検出してくれるため、担当者が見逃していたミスも防止されます。

そして、インターフェースが直感的で、建部にてITに不慣れな現場でも簡単に導入可能となっています。

オンライン型のシステムであれば、法改正（例：残業規制や同一労働同一賃金）にも自動で対応してくれるため、コンプライアンスを維持できます。

これは、人的ミスによる法令違反を未然に防ぐという意味でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

建部の中小企業や店舗でも便利に使える？導入のハードルは意外と低めです

「大規模企業専用じゃないの？」「ITに弱い自社では導入が難しいのでは…」こうした懸念は、中小規模の事業者にもよく見られます。

しかし、建部でも、中小企業・現場型業種が最も多く導入しているという結果になっています。

主な要因は、近年の勤怠管理システムの多くが「初期費用ゼロ」「月額数千円」という利点から、中小企業が使いやすいように作られているためです。

例として、従業員5人〜30人程度の業種、たとえば飲食・小売・理美容・建設などでも、出退勤・勤務表・休暇申請までスマホで一括管理できます。

加えて、オンライン勤怠管理であれば、サーバー設置やソフトのインストールも不要なので、Wi-Fiがあれば即利用可能です。

現場スタッフは、簡単にアプリで出退勤操作ができ、そして、マネージャーは、リアルタイムで勤怠チェック・承認が可能になります。

PCが苦手な方でも直感的に操作できるUI設計がされているのもポイントです。

特にコスト面では、タイムカードの印刷・回収・集計・保管にかかる人件費より格段に経費削減できます。

勤怠システムベンダーの多くは、導入支援が手厚くなっていて初期設定の段階から、マニュアルや操作説明の配布、電話相談やチャットサポートも完備されています。

すなわち、難しそう＝導入困難というのは過去の話です。。最近では、誰でも・すぐに・手軽に使える時代になりました。

建部でも、勤怠管理のデジタル化は、大企業だけのものではありません。

むしろ、中小企業にこそコスパよく活用できると言えるのです。

タイムカードと何が違う？建部で勤怠管理システムを使うメリット

勤怠ツールの導入は、一時的な補助ツールではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、処理スピード、法的対応、記録の正確さなど、多くの利点と差別化ポイントがあります。

以下に、導入がもたらす、5つの主な恩恵を解説します。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

紙のタイムカードは、複雑なプロセスを伴い、締日前は毎月のように人事担当者が残業を余儀なくされる場面も。

対して勤怠管理であれば、データが即時に処理されるので、月末の作業負担が激減し、エラーも最小限になります。

2.なりすまし打刻の防止
紙ベースの打刻では、成り代わり打刻が現実に行われています。対して、勤怠管理システムでは、多要素認証で打刻の不正が困難になり、客観的な勤怠記録が残せます。

3.改正労働法への柔軟対応
時間外労働の制限、最低有休取得数の確保、雇用の均等待遇制度など、法改正に即応できる柔軟性があるのも導入の利点といえます。旧式の仕組みでは困難な要件も、システムなら自動でアラート通知やレポート出力が可能です。

4.在宅勤務や交替制勤務への対応
オフィス打刻に縛られず、スマホやPCから自宅や外出先で打刻が可能。あわせて、シフト管理や変形労働制にも対応しているシステムが多く、形態に左右されず正確な勤怠ログを残せます。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
文書保管や提出の手間が削減され、過去の情報もすぐに呼び出せる。加えて、給与計算システムとの自動接続で、出勤記録から給与計算までを一元管理できる点が支持されています。

記録から可視化・最適化へと変わる時代。従来の方式と比べて、システム導入により、企業の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上します。

建部でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

以前は、建部でも、出退勤記録＝紙で管理、が当たり前でしたが、現在は大きく進化しました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制になります。

これらの要件を高いレベルで満たす手段こそが、クラウド型勤怠管理システムです。

紙のタイムカードには常に、負担、・記入ミス、・なりすまし、・属人化といった問題がつきものでした。勤怠管理システムを導入すれば、一掃することができ、勤怠担当者の作業量、を大幅に軽減可能になります。

即時の勤怠集計、・警告通知機能、・データの一元管理の導入で、把握しきれなかった、労務の見える化も可能になります。

導入に際して導入をためらう事業者もあるかもしれませんが、最近のサービス、では、中小企業や現場業種にこそ適した設計で構成され、建部でも、費用と使いやすさの壁もかなり低いのが実情になります。

なかでも、初期費用無料・低月額、手頃な料金体系、も豊富で、費用対効果の優位性も申し分ありません。

労働関連法改正が続く頻発する現代社会では、コンプライアンス対応を自動的にシステムで自動化の強みは非常に大きく、法令違反の防止および法令順守体制の強化という視点でも重要になってきています。

勤怠の記録と管理というものは「ただの記録」を超えて、「企業を守り、社員の力を引き出す」重要な経営インフラへと変化してきています。勤怠管理システムの導入をすることで、社員の勤務の快適さおよび勤怠管理の容易さの両立が可能でき、無理のない勤務スタイル、組織運営体制を築くことができる

万が一、現在の勤怠体制に少しでも課題や悩みに困っているなら、最初は始めてみるのが良いでしょう。今すぐ始められる「労務改善の第一歩」によって、職場を変える可能性があります。