近田で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



近田でも紙のタイムカードから勤怠管理システムにする方が多くなっています

毎月の集計前になると、出退勤記録の計算処理に追われている。そういった状況に陥っていませんか？

近田でまだ紙のタイムカードを使っている現場やオフィスでは、人事部門の担当者に膨大な作業量と時間的コストが生じているのが現実です。

そのうえ、それらの勤怠集計の多くが人の手によって処理されているため、入力間違いやチェック漏れ、虚偽打刻などのリスクが発生する可能性があります。

たとえば、「記録漏れを手作業で補ってもらったが、結局どれが正しいのかわからない」、「長時間労働が発生しがちな職場で、上司が自己判断で記録を変更している」など、といった声のように、紙ベースのタイムカードには、曖昧で不明瞭な点が多く残ってしまいます。

このような体制が続くと、未処理の残業や36協定違反など、労務トラブルに発展しかねません。

そのうえ、タイムカード集計作業は、特定の人に集中しがちで、属人的な処理体制が常態となってしまうと、急な休みや人員交代で業務が止まる危険も伴います。近田でも、事業者にとって、人に依存しない体制づくりと法的リスクの回避の対応は、無視できないテーマです。

そしてまた、最近のパンデミックや、柔軟な労働環境への移行が進む中で、近田でもリモートワーク・シフト制勤務・フレックス制度など、柔軟な雇用環境への転換が求められています。

ところが、従来型の出退勤記録では、対応の限界が見えています。出勤しないと記録できない、勤怠が集計できないといった仕組み自体が、現代の働き方に合わなくなってきています。

「手作業は仕方ない」「昔からこれでやってきたから」という理由に固執して、手動の勤怠処理を続けるのは、業務効率の損失を引き起こす恐れもあります。このような状況下で、近田でも多くの企業が注目しているのが、クラウド型勤怠管理の導入になります。

近田でも導入が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みをやさしく解説

勤怠管理システムとはつまり、スタッフの出勤・退勤や休憩、有休、残業などの勤怠情報をデジタルで記録・集計・管理できるツールです。

これまで一般的だった、紙のタイムカードやExcelでの手入力とは異なり、リアルタイムでミスのない記録が可能であるため、労務処理の精度とスピードを両立できます。

とりわけ近田でも注目されているのが、Webベースの勤怠記録システムになります。

この仕組みは、インターネットベースで稼働するため、ソフトの導入不要でPC・モバイル・タブレットから場所に縛られずに利用できるという利点があります。

通常勤務に加えて、在宅勤務・現地直行・変則勤務など、勤務スタイルに応じて使い分けられる柔軟性が特徴になります。

代表的な機能には、次のような内容が含まれます。

  • 出入り時刻の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム集計機能
  • 時間超過の警告機能（36協定管理にも対応）
  • 申請・承認のワークフロー
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与処理との連動（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻忘れや記録ミスも、システムが自動でアラートを出してくれるため、担当者が見逃していたミスも防止されます。

そして、インターフェースが直感的で、近田にて初心者でも簡単に導入可能な点が魅力です。

さらに、クラウド型であれば、最新法令に自動適応できるため、最新の労務要件を常に満たすことができます。

この利点は、人間のミスから起こる違反を防ぐ点でも、非常に心強いポイントです。

近田の中小企業や店舗でも手間なく使える？導入のハードルはかなり低い

「うちみたいな中小には無理？」「IT知識がないと無理？」こうした懸念は、中小規模の事業者にもよく見られます。

現実として、近田でも、勤怠管理システム導入が進むのはむしろ小規模事業者となっています。

なぜなら、今の勤怠管理システムの多くが「導入費用なし」「低コスト」という、中小企業が使いやすいように最適化されたサービス設計になっているからです。

具体的には、従業員数が少ない飲食店や小売業、美容室、建設業などでも、スマホで勤怠・スケジュール・休暇全てを操作可能になります。

さらに、オンライン勤怠管理であれば、セットアップなしですぐに使えて、インターネットがあれば即使えます。

従業員は、スマホから簡単に勤怠入力が可能、そして、責任者は、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

誰でもわかるシンプルな画面設計という点も好評です。

特にコスト面では、紙の勤怠処理にかかる人件費より格段に経費削減できます。

勤怠システムベンダーの多くは、サポート体制も充実していて導入時の、運用マニュアルの提供、リアルタイムでの問い合わせも可能です。

要するに、「難しそうだから導入できない」というのは昔の話です。。最近では、誰でも簡単に始められる時代になりました。

近田でも、勤怠DXは大手企業専用ではない。

実際には、少人数体制の中小企業ほど、コスパよく活用できると言えるのです。

タイムカードと何が異なる？近田で勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムの導入は、一時的な補助ツールではありません。

従来の紙ベース管理と比べて、作業効率、法令順守、記録の精度など、多方面で高い優位性が期待できます。

以下に、導入の恩恵となる、5つの導入効果をご紹介します。

1.手間のかかる作業からの解放｜入力ミスも減少

物理的なカードによる勤怠管理は、多くの工程が必要で、締日直前は人事が時間外対応に追われる状況も少なくありません。

対して勤怠管理であれば、打刻情報が瞬時に集計されるので、月末の作業負担が激減し、エラーも最小限になります。

2.不正打刻・代理打刻の防止
紙ベースの打刻では、他人が代行する偽装打刻が現実に行われています。対して、勤怠管理システムでは、顔認証や位置情報管理などによって不正防止可能で、客観的な勤怠記録を管理可能です。

3.働き方の多様化対応
法定残業の管理、有休消化義務、同一労働同一賃金など、労務制度の変化に柔軟に対応できるのがシステムの魅力といえます。アナログ管理では難しいルール変更も、勤怠ツールなら自動管理や出力対応が可能です。

4.働き方の多様化に対応
旧来の出社前提の打刻を不要とし、デバイスを問わずどこでも出勤記録可能。さらに、複雑な勤務形態にも柔軟に対応可能なシステムが多く、形態に左右されず正確な勤怠ログを残せます。

5.効率的な情報管理と紙書類の廃止
紙資料の運用が不要となり、過去データの検索もワンクリック。加えて、給料計算システムとの連動により、勤怠データから賃金処理までを自動的に処理できる点が支持されています。

勤怠は記録から運用改善へ進化。従来型の勤怠手法と比較して、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

近田でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」重視へ

昔は、近田でも、「勤怠管理＝紙のタイムカード」、が当たり前でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制になります。

これらを網羅的に実現できるのが、クラウド型勤怠管理システムになります。

手書きタイムカード、にはつきものの、手間・記入ミス、・なりすまし、・人依存、課題が付きまとっていました。勤怠管理システムを導入すれば、一掃することができ、担当者の作業負担を大幅に軽減可能になります。

リアルタイム集計、・アラート機能・記録の一元化、によって、把握しきれなかった、勤怠状況の透明化も実現可能になります。

導入に際して慎重な企業もあるでしょうが、最近のサービス、には、中小企業や現場業種にこそ適した設計となっていて、近田でも、費用と使いやすさの壁も非常に低いのが現状です。

とくに、無料導入・格安運用、手頃な料金体系、多く提供されていて、コストパフォーマンスの良さも申し分ありません。

労働に関する法律の改正が頻発するいまの時代において、法令対応をシステムでオート化できることのメリットはとても重要で、労務リスクの回避ならびに法令順守体制の強化という意味でも必要性が高まっています。

出退勤の管理は「単なる記録」を超えて、「組織を保ち、社員の力を引き出す」経営に不可欠なインフラとして定着しつつあります。勤怠管理システムの導入をすることで、社員の勤務の快適さと同時に管理のしやすさの両立が可能でき、持続可能な働き方、経営体制を築くことができる

万が一、現在の勤怠体制にわずかでも不安点や課題を感じているなら、まずは始めてみることをおすすめします。今すぐ始められる「労務環境改善の第一段階」がきっかけで、組織を変える転機になるかもしれません。