妙典で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



妙典でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに替える方が多いです

毎月の集計前になると、勤務時間記録の集計作業に忙殺されている。そのような経験はありませんか？

妙典でまだ紙のタイムカードを使用している企業や事業所では、労務管理担当者に膨大な作業量と作業時間の負担が発生しているのが現実です。

しかも、それらの勤怠集計の多くが手動で進められていることから、誤記や記録抜け、不正打刻などのリスクも常につきまといます。

一例として、「打刻漏れを手書き修正してもらったが、結局どれが正しいのかわからない」、「残業時間が多い部署で、上司が手動で時間を調整している」など、といった事例のように、従来型のタイムカードには、アナログ特有の曖昧さや不透明さが残りがちです。

このような状態が続けば、未払い残業や36協定違反など、法的リスクが高まる恐れがあります。

また、勤務時間の集計処理は、担当者の属人化を生みやすく、特定の人しか処理できない体制が常態化してしまうことによって、急な休みや人員交代で業務が止まる危険という課題も発生します。妙典でも、企業現場にとって、属人的運用の脱却と法的リスクの回避は、企業運営に不可欠な対応です。

そしてまた、新型コロナウイルスの影響や、働き方改革の流れを受け、妙典でもリモートワーク・シフト制勤務・変形労働時間制など、多様な働き方に対応する必要があります。

しかし、従来型の出退勤記録では、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。出勤しないと記録できない、正確な記録がとれないという仕組み自体が、今の社会に適さなくなっています。

「集計に時間がかかって当然」「慣れている方法だから」という理由に固執して、アナログな勤怠管理を続けるのは、業務効率の損失に発展しかねません。そうした中で、妙典でも多くの企業が注目しているのが、クラウド型勤怠管理の導入です。

妙典でも注目されている勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みをやさしく解説

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間・休暇・残業時間などの労働時間を一元管理するためのシステムを指します。

従来型の、紙記録や表計算ソフトによる管理と比べて、即時に正確なデータを取得できるため、正確な労務管理と業務負担の軽減を両立できます。

とりわけ妙典でも導入が進んでいるのが、クラウド対応の勤怠管理サービスです。

この方式は、Web接続でシステムにアクセスするため、面倒なインストールなしであらゆるデバイスからいつでもどこでもアクセス可能という魅力があります。

固定勤務だけでなく、在宅勤務・現地直行・変則勤務など、働き方の多様化に対応できる柔軟性が魅力になります。

代表的な機能には、次のような内容が含まれます。

  • 出入り時刻の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 勤怠データの即時処理
  • 時間超過の警告機能（36協定管理にも対応）
  • 休暇制度の自動管理機能
  • 時間分析と視覚化機能（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与管理システムとの接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

記録忘れや誤打刻も、自動的な警告表示により、誤記録の見落としも解消されます。

そして、インターフェースが直感的で、妙典にてITが苦手な職場でもすぐに導入可能となっています。

さらに、クラウド型であれば、法律改定にも柔軟に追従できるため、法令遵守の体制を保つことができます。

この利点は、エラーによる法令違反防止にもつながる点で、企業にとって大きな安心材料です。

妙典の中小企業や店舗でも手間なく使える？導入のハードルは意外と低めです

「大規模企業専用じゃないの？」「ITに弱い自社では導入が難しいのでは…」というような不安を抱える中小企業や個人経営の事業者は少なくありません。

しかし、妙典でも、中小企業や現場職が導入の中心となっています。

その理由は、今の勤怠管理システムは「導入費用なし」「低コスト」ということから、小規模事業者向けに最適化されたサービス設計になっているからです。

例として、従業員数が少ない小規模店舗や現場系の職場でも、モバイルで出勤・休暇・勤務スケジュールを一括処理可能です。

さらに、クラウド型システムであれば、セットアップなしですぐに使えて、ネット接続があればどこでもOKです。

従業員は、スマホから簡単に勤怠入力が可能、その一方で、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

PCが苦手な方でも直感的に操作できるUI設計がされているのもポイントです。

費用対効果として、紙の勤怠処理に比べて圧倒的に低コストにできます。

多くのクラウド勤怠ツール会社では、サポート対応がしっかりしていて導入時の、操作手順の案内、電話相談やチャットサポートも完備されています。

すなわち、導入が難しいというのは過去の話です。。今では、誰でも簡単に始められる時代になっています。

妙典でも、勤怠DXは大手企業専用ではない。

むしろ、中小企業にこそ少ない負担で大きな効率化を実現できるチャンスと言えます。

タイムカードと何が違う？妙典で勤怠管理システムを使うメリット

勤怠管理システムの導入は、ただの業務効率化ではありません。

紙のタイムカードと比較すると、処理スピード、法的対応、記録の正確さなど、あらゆる面で大きなアドバンテージが期待できます。

以下に、導入がもたらす、5つの大きな利点をまとめました。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

紙ベースの打刻管理は、出勤データを回収し確認・転記・集計と、締切前には担当者が疲弊するケースも多いです。

対して勤怠管理であれば、打刻情報が瞬時に集計されるため、月次処理がスムーズになり、正確性も向上します。

2.不正勤怠の抑制
紙のタイムカードでは、代理での打刻行為が簡単にできてしまいます。一方、勤怠管理システムを導入すれば、多要素認証で打刻の不正が困難になり、客観的な勤怠記録を管理可能です。

3.改正労働法への柔軟対応
法定残業の管理、年5日の有給休暇取得義務、同一労働同一賃金など、労働法改正にスムーズに対応できるのもシステムの強みといえます。旧式の仕組みでは困難な要件も、システムなら自動でアラート通知やレポート出力が可能です。

4.在宅勤務や交替制勤務への対応
物理的な出勤管理に依存せず、スマホやPCから自宅や外出先で打刻が可能。また、多様な勤務スケジュールを前提としたシステムもあり、柔軟な勤務形態でも正確な勤怠記録を維持できます。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
紙ベースの保存・提出・確認作業が不要となり、履歴データも一瞬で検索可能。さらに、給与処理ソフトとの連携によって、勤務記録を元に給与処理を自動化できる特長もあります。

勤怠は記録から運用改善へ進化。タイムカードに比べ、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

妙典でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」重視へ

昔は、妙典でも、「勤怠管理＝紙のタイムカード」、主流でしたが、大きく様変わりしました。今、求められているのは業務効率と法令対応が両立する信頼性の高い勤怠管理になります。

このすべてをカバーするのが、クラウド型勤怠管理システムになります。

紙製の出退勤記録、には常に、負担、・記入ミス、・不正・特定担当頼み、課題が付きまとっていました。システム導入によって、一掃することができ、勤怠担当者の作業量、を大きく削減可能になります。

リアルタイムな集計・アラート機能・記録の一元化、の導入で、従来は気づけなかった、勤怠状況の透明化も可能になります。

導入に際して慎重な企業もあるかもしれませんが、今のシステムには、中小企業や現場業種にこそ適した設計となっていて、妙典でも、費用と使いやすさの壁も小さいのが実情になります。

とくに、初期費用無料・低月額、費用を抑えたプラン、多く提供されていて、コストパフォーマンスの良さも申し分ありません。

労働法変更が多い続くいまの時代においては、法令順守対応を自動的にクラウドで自動化の利点大変大きく、労務トラブルの防止ならびに内部統制の強化という意味でも重要性が増しています。

勤怠管理は「単なる記録」から、「企業を守り、社員の力を引き出す」経営基盤の柱へと変化しつつあります。勤怠管理システムの導入を通じて、社員の勤務の快適さと同時に管理のしやすさの両立が可能でき、サステナブルな就労環境、経営体制を築くことができる

もし、今の勤怠管理に何かしら不安点や課題があると感じたら、最初は利用してみるのが良いでしょう。即時に始められる「労務環境改善の第一段階」によって、会社を変えるきっかけになるかもしれません。