桜ノ宮で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



桜ノ宮でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える会社が多くなっています

月末や締切前になると、出退勤記録の計算処理に追い立てられている。そのような日常に疲れていませんか？

桜ノ宮でまだ紙ベースの出退勤の記録を使っている企業や事業所では、総務・人事のスタッフに多くの工数と作業時間の負担がかかっているのが現実です。

そのうえ、それらの勤怠集計の多くがアナログ方式で運用されているため、入力間違いや確認漏れ、不正打刻などのリスクもあります。

例を挙げると、「記録漏れを手作業で補ってもらったが、結局どれが正しいのかわからない」、「残業過多なチームで、上司が手動で時間を調整している」など、といった事例のように、従来型のタイムカードには、曖昧で不明瞭な点が多く残ってしまいます。

こうした状況が常態化すれば、計上漏れの残業や労働基準法違反や36協定違反など、労務トラブルに発展しかねません。

さらに、勤怠集計業務は、担当者の属人化を生みやすく、限られた人にしか処理できない状況が続いてしまうと、退職や長期離脱で業務が回らなくなるリスクという課題も発生します。桜ノ宮でも、企業にとって、業務の属人化の見直しと労働トラブルの予防は、今や避けて通れない課題なのです。

さらに、昨今のコロナ禍や、働き方改革の流れを受け、桜ノ宮でもリモートワーク・シフト制勤務・複雑な労働時間体制など、新しい勤務形態への適応が求められています。

しかし、アナログのタイムカードでは、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。会社に行かないと入力できない、勤怠が集計できないという構造そのものが、現代の働き方に合わなくなってきています。

「手間がかかるのは当たり前」「長年このやり方でやってきた」という理由に固執して、旧式の出退勤管理を続けるのは、大きなコストの浪費にもなりかねません。そうした中で、桜ノ宮でも導入が進んでいるのが、勤怠管理システムの導入です。

桜ノ宮でも注目されている勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みをやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスというのは、従業員の出勤・退勤や休憩、有休、残業などの勤務データをデジタルで記録・集計・管理できるツールのことです。

従来のような、紙記録や表計算ソフトによる管理と比べて、その場で正しい情報を収集できるため、正確な労務管理と業務負担の軽減を両立できます。

特に桜ノ宮でも導入が進んでいるのが、Webベースの勤怠記録システムです。

この方式は、インターネット経由でサービスを利用するため、面倒なインストールなしでパソコン・スマホ・タブレットから場所に縛られずに利用できるという利点があります。

通常勤務に加えて、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、勤務スタイルに応じて使い分けられる柔軟性が特徴になります。

代表的な機能には、次のような操作が可能です。

  • 出入り時刻の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム集計機能
  • 時間管理の自動通知（36協定管理にも対応）
  • 休暇管理と承認の仕組み
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与管理システムとの接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻忘れや記録ミスも、ツールがエラーを自動検出してくれるため、ヒューマンエラーの放置を防止されます。

加えて、操作画面はわかりやすく簡易的で、桜ノ宮にてITに不慣れな現場でも簡単に導入可能な点がポイントです。

クラウドサービスを使えば、法律改定にも柔軟に追従できるため、最新の労務要件を常に満たすことができます。

この利点は、人間のミスから起こる違反を防ぐ点でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

桜ノ宮の中小企業や店舗でも便利に使える？導入のハードルはかなり低い

「大規模企業専用じゃないの？」「パソコン操作が苦手でも使える？」こうした懸念は、中小規模の事業者にもよく見られます。

現実として、桜ノ宮でも、中小企業・現場型業種が最も多く導入しているという結果になっています。

その理由は、最近の勤怠管理システムは「無料導入」「数千円で利用可」という、中小企業が使いやすいように最適化されたサービス設計になっているからです。

たとえば、従業員数が少ない業種、たとえば飲食・小売・理美容・建設などでも、スマホ打刻・シフト登録・有給管理までをすべて一元管理できます。

そのうえで、オンライン勤怠管理であれば、システム構築不要・即使用可能で、Wi-Fiがあれば即利用可能です。

従業員は、簡単にアプリで出退勤操作ができ、そして、マネージャーは、リアルタイムで勤怠チェック・承認が可能になります。

初心者でも操作できる簡単UIという点も好評です。

費用対効果として、旧来の紙ベースの勤怠管理にかかるアナログ業務にかかる人件費と比べても格段に低コストにできます。

勤怠システムベンダーの多くは、支援体制も万全で導入時の、マニュアルや操作説明の配布、電話・チャット対応なども万全です。

すなわち、難しそう＝導入困難というのは昔の話です。。今では、即導入・即運用できる時代になりました。

桜ノ宮でも、勤怠管理のデジタル化は、大企業だけのものではありません。

実際には、限られた人員で日々の業務をこなしている中小企業こそ、コスパよく活用できると言えます。

タイムカードと何が異なる？桜ノ宮で勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムの導入は、ただの業務効率化ではありません。

紙での勤怠処理と比較して、処理スピード、法的対応、記録の正確さなど、多くの利点と差別化ポイントが期待できます。

ここでは、導入の恩恵となる、5つの主な恩恵をご紹介します。

1.手作業による負担軽減｜人的エラーの回避

紙ベースの打刻管理は、多くの工程が必要で、締日前は毎月のように人事担当者が残業を余儀なくされるケースも多いです。

一方、勤怠管理システムを導入すれば、打刻情報が瞬時に集計されることにより、締日作業は大幅に時短・ミスもほぼゼロになります。

2.不正勤怠の抑制
アナログのタイムカードでは、他人が代行する偽装打刻が現実に行われています。一方、勤怠管理システムを導入すれば、本人確認機能（顔認証・位置情報等）が備わり、なりすましを防止可能で、客観的な勤怠記録を保持できます。

3.働き方改革・法改正への対応
時間外労働の制限、最低有休取得数の確保、雇用の均等待遇制度など、労務制度の変化に柔軟に対応できるのがシステムの魅力です。アナログ管理では難しいルール変更も、勤怠ツールなら自動管理や出力対応が可能です。

4.働き方の多様化に対応
物理的な出勤管理に依存せず、在宅や外出先からも手軽に打刻できる。あわせて、シフト管理や変形労働制にも対応しているシステムが多く、柔軟な勤務形態でも正確な勤怠記録を維持できます。

5.効率的な情報管理と紙書類の廃止
紙の保管・提出・再確認などの手間が不要になり、過去記録へのアクセスも簡単。さらに、給与計算システムとの自動接続で、出勤記録から給与計算までを一元管理できる点も大きな利点です。

単なる記録から改善・分析する時代にシフト。タイムカードに比べ、記録システムは生産性向上と法令対応の両立を可能にします。

桜ノ宮でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

以前は、桜ノ宮でも、「勤怠管理＝紙のタイムカード」、が当たり前でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制になります。

このすべてをカバーするのが、クラウド型勤怠管理システムです。

紙のタイムカードには常に、時間のロス、・記入ミス、・改ざん、・属人化課題が付きまとっていました。デジタル化すれば、一掃することができ、人事担当の業務負担、を大幅に軽減可能になります。

リアルタイム集計、・警告通知機能、・データの一元管理の導入で、従来は気づけなかった、労務の可視化も実現可能になります。

始める際に、導入をためらう事業者もあるでしょうが、現在の勤怠ツール、では、現場重視で使いやすい構成となっていて、桜ノ宮でも、導入コストや操作性のハードルもかなり低いのが現状です。

特に、無料導入・格安運用、手頃な料金体系、も豊富で、投資対効果の高さが評価されています。

労働に関する法律の改正が相次ぐいまの時代においては、コンプライアンス対応をクラウドでオート化があるメリットは非常に大きく、労務リスクの回避と内部統制の強化という観点からも必要性が高まっています。

勤怠の記録と管理は「記録だけのもの」から、「会社を支え、社員の力を引き出す」重要な経営インフラへと進化しています。勤怠管理システムの導入によって、社員の勤務の快適さと同時に運用の効率化を両立でき、持続可能な働き方、経営体制を整備することができます

もし、現在の勤怠体制に何かしら不満や不安を感じているなら、とりあえず始めてみるのが良いでしょう。すぐにでも始められる「勤怠改革のスタート」によって、職場を変える転機になるかもしれません。