戸手で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



戸手でも紙のタイムカードから勤怠管理システムにする方が多くなっています

月末や締切前になると、出退勤記録の集計作業に追われている。そんな状況に陥っていませんか？

戸手でまだ手書きや紙ベースのタイムカードを活用している現場やオフィスでは、総務・人事のスタッフに膨大な作業量と時間的コストが生じているのが現実です。

加えて、そうした勤怠集計の多くが手作業で行われることから、ミスや確認漏れ、打刻トラブルや不正行為の危険もあります。

例を挙げると、「打ち忘れを手で直してもらったが、どれが正しい記録か判然としない」、「残業時間が多い部署で、上司が手動で時間を調整している」など、という問題のように、紙ベースのタイムカードには、曖昧で不明瞭な点が多く残ってしまいます。

このような体制が続くと、計上漏れの残業や法令違反のリスクや36協定超過など、法的リスクが高まる恐れがあります。

また、勤怠集計業務は、特定の人に集中しがちで、属人的な処理体制が常態となってしまうことによって、退職や長期離脱で業務が回らなくなるリスクという課題も発生します。戸手でも、経営者や人事担当者にとって、業務の属人化の見直しと法的リスクの回避は、無視できないテーマです。

そしてまた、昨今のコロナ禍や、労働制度の見直しなど、戸手でもテレワーク・シフトワーク・複雑な労働時間体制など、柔軟な雇用環境への転換が求められています。

にもかかわらず、アナログのタイムカードでは、柔軟性が不足して適応できません。会社に行かないと入力できない、記録を取りまとめられないという前提条件自体が、今の社会に適さなくなっています。

「手間がかかるのは当たり前」「これまで問題がなかった」といった考えで、紙ベースの運用を続けるのは、人的・時間的無駄につながる可能性があります。そうした中で、戸手でも多くの事業者が目を向けているのが、クラウド型勤怠管理の導入という選択肢です。

戸手でも普及が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みと基本機能をやさしく解説

勤怠管理システムとはつまり、職員の出勤・退勤や休憩、有休、残業などの労働時間をデジタルで記録・集計・管理できるツールを指します。

以前よく使われていた、紙ベースの出退勤記録や手打ち入力とは違い、即時に正確なデータを取得できるため、正確な労務管理と業務負担の軽減を両立できます。

とくに戸手でも評価が高まっているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。

この仕組みは、インターネット経由でサービスを利用するため、面倒なインストールなしであらゆるデバイスから時間や場所を問わず利用可能という利点があります。

オフィス勤務はもちろん、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、多様な働き方に柔軟に対応できる点が大きな魅力になります。

標準的な機能としては、以下が提供されます。

  • 出退勤の打刻機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • 勤怠データの即時処理
  • 残業予兆の警告表示（36協定管理にも対応）
  • 申請・承認のワークフロー
  • 時間分析と視覚化機能（部門別、個人別の比較が可能）
  • 計算ソフトとの自動接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、自動的に通知が表示される仕組みなので、管理者が気づかないうちにミスが放置されるといった問題も解消されます。

そして、設計がシンプルでわかりやすいため、戸手にてITに不慣れな職場環境でもすぐに導入可能な点が魅力です。

クラウドサービスを使えば、最新法令に自動適応できるため、コンプライアンスを維持できます。

この利点は、人間のミスから起こる違反を防ぐ点でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

タイムカードと何が違う？戸手で勤怠管理システムを利用するメリット

出退勤管理システムを導入することは、単なる「便利ツール」ではありません。

紙での勤怠処理と比較して、作業効率、法令順守、記録の精度など、多くの利点と差別化ポイントが期待できます。

次に、実際に導入することで得られる、5つの主な恩恵について紹介します。

1.アナログ作業からの脱却｜ミスや手間を削減

紙ベースの打刻管理は、勤怠記録を確認し計算・整理と、締日直前は人事が時間外対応に追われるケースも多いです。

しかし勤怠管理システムでは、データが即時に処理されるため、締日作業は大幅に時短・ミスもほぼゼロになります。

2.不正打刻・代理打刻の防止
紙のタイムカードでは、成り代わり打刻が簡単にできてしまいます。対して、勤怠管理システムでは、本人確認機能（顔認証・位置情報等）が備わり、なりすましを防止可能で、信頼できる勤怠ログが記録できます。

3.法律変更・制度改革への順応
残業時間の上限規制、法定休暇の取得促進、労働条件の平等原則など、法律改定に対応しやすいのもデジタル化の利点として挙げられます。紙では対応しきれない制度も、勤怠ツールなら自動管理や出力対応が可能です。

4.テレワークやシフト勤務にも対応
旧来の出社前提の打刻を不要とし、在宅や外出先からも手軽に打刻できる。また、多様な勤務スケジュールを前提としたシステムもあり、柔軟な勤務形態でも正確な勤怠記録を維持できます。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
紙資料の運用が不要となり、過去データの検索もワンクリック。加えて、給与処理ソフトとの連携によって、勤怠データから賃金処理までを自動的に処理できる点も大きな利点です。

記録から可視化・最適化へと変わる時代。従来の方式と比べて、システム導入により、企業の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上します。

戸手の中小企業や店舗でも簡単に使える？導入のハードルはかなり低めです

「大規模企業専用じゃないの？」「ITに弱い自社では導入が難しいのでは…」中小企業や個人経営者には、こうした不安が少なくないのも事実です。

でも、戸手でも、最も勤怠管理システムを導入しているのは中小企業や現場型の業種です。

主な要因は、今の勤怠管理システムは「無料導入」「月額数千円」「簡単操作」という特徴を持った、中小企業が使いやすいように最適化されたサービス設計になっているからです。

例として、従業員5人〜30人程度の飲食店や小売業、美容室、建設業などでも、スマホで勤怠・スケジュール・休暇全てを操作可能になります。

さらに、オンライン勤怠管理であれば、サーバー設置やソフトのインストールも不要なので、ネット接続があればどこでもOKです。

従業員は、スマホから簡単に勤怠入力が可能、そして、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

初心者でも操作できる簡単UIがされているのもポイントです。

とりわけ費用面では、タイムカードの印刷・回収・集計・保管にかかるアナログ業務にかかる人件費と比べても格段に経費削減できます。

勤怠システムベンダーの多くは、導入支援が手厚くなっていて導入時の、操作手順の案内、電話・チャット対応なども万全です。

要するに、「難しそうだから導入できない」というのは昔の話です。。最近では、誰でも簡単に始められる時代になっています。

戸手でも、デジタル勤怠管理は誰でも導入可能。

かえって、少人数体制の中小企業ほど、効率アップの恩恵が大きいと言えます。

戸手でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

かつては、戸手でも、出退勤記録＝紙で管理、一般的でしたが、現在は大きく進化しました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制になります。

このすべてをカバーするのが、クラウド型勤怠管理システムになります。

紙製の出退勤記録、には、手間・記入ミス、・改ざん、・属人化課題が付きまとっていました。システム導入によって、一掃することができ、人事担当の業務負担、を大幅に軽減可能です。

リアルタイム集計、・注意喚起機能、・データの一元管理の導入で、把握しきれなかった、勤怠状況の透明化も可能になります。

システム導入時に、慎重な企業もあるかもしれませんが、現在の勤怠ツール、では、現場重視で使いやすい構成で構成され、戸手でも、初期費用や操作難易度も小さいのが実情になります。

特に、初期費用無料・低月額、といったリーズナブルなプラン多数用意されており、費用対効果の優位性が評価されています。

労働に関する法律の改正が相次ぐ現代社会においては、法令対応を自動的にシステムでオート化があるメリット大変大きく、法令違反の防止ならびに内部統制の強化という観点からも重要性が増しています。

勤怠の記録と管理は「ただの記録」を超えて、「組織を保ち、人材を活かす」重要な経営インフラへと進化してきています。勤怠管理システムの導入をすることで、社員の勤務の快適さと勤怠管理の容易さを両立でき、サステナブルな就労環境、会社の経営基盤を構築することが可能

万が一、今の勤怠管理に少しでも課題や悩みに困っているなら、最初は始めてみるのが良いでしょう。すぐにでも始められる「勤怠改革のスタート」によって、会社を変える転機になるかもしれません。