今池で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



今池でも紙のタイムカードから勤怠管理システムに切り替える方が増えています

毎月の集計前になると、タイムカードの集計業務に忙殺されている。そうした経験はありませんか？

今池でまだ紙の勤怠記録を管理している会社や職場では、人事・労務担当者に膨大な作業量と無駄な時間的出費がかかっているという実態があります。

加えて、その作業の多くが手動で進められていることから、誤記や記録抜け、不正打刻などのリスクも常につきまといます。

一例として、「打刻漏れを手書き修正してもらったが、結局何が正確かわからない」、「残業過多なチームで、上司が手動で時間を調整している」など、といった声のように、紙のタイムカードには、記録のあいまいさや不確実さが生じやすいです。

そのまま運用を続けると、未処理の残業や労働基準法違反や36協定違反など、労務リスクにもつながりかねません。

また、勤怠集計業務は、個人任せになりやすく、一部の担当者だけに業務が集中する仕組みが固定化してしまうと、休職や退職時に業務が停滞するリスクも伴います。今池でも、企業にとって、属人的運用の脱却と労働トラブルの予防という課題は、今や避けて通れない課題なのです。

そしてまた、昨今のコロナ禍や、働き方改革の流れを受け、今池でも在宅勤務・勤務時間分散・柔軟な勤務制度など、柔軟な働き方への対応が求められています。

ところが、紙のタイムカードでは、柔軟性が不足して適応できません。会社に行かないと入力できない、集計できないという前提条件そのものが、今の社会に適さなくなっています。

「手作業は仕方ない」「これまで問題がなかった」といった考えで、旧式の出退勤管理を続けるのは、大きなコストの浪費にもなりかねません。こうした課題を背景に、今池でも企業の関心が高まっているのが、勤怠管理システムの導入になります。

今池でも普及が進む勤怠管理システムとは？クラウド型の使い勝手をやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスとは、従業員の出退勤や休憩時間、有給休暇、残業時間などの労働時間を電子的に管理するためのツールです。

これまで一般的だった、紙のタイムカードやExcelでの手入力とは異なり、即時に正確なデータを取得できるため、労務の正確性と効率化を同時に実現できます。

とくに今池でも評価が高まっているのが、Webベースの勤怠記録システムです。

この仕組みは、Web接続でシステムにアクセスするため、ソフトの導入不要でパソコン・スマホ・タブレットから場所に縛られずに利用できるという大きなメリットがあります。

通常勤務に加えて、テレワーク・フレックス勤務・シフト勤務など、勤務スタイルに応じて使い分けられる柔軟性が特徴です。

基本的な機能としては、以下のようなものがあります。

  • タイムスタンプ機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム勤怠データの自動集計
  • 残業予兆の警告表示（36協定管理にも対応）
  • 休暇管理と承認の仕組み
  • 勤怠状況のグラフ表示（部門別、個人別の比較が可能）
  • 給与管理システムとの接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻漏れや打刻ミスも、システムが自動でアラートを出してくれるため、管理者が気づかないうちにミスが放置されるといった問題も解消されます。

さらに、操作も直感的でシンプルな設計が多く、今池にてITが苦手な職場でも対応可能となっています。

クラウド型を選べば、法律改定にも柔軟に追従できるため、常に最新の管理体制が整います。

この仕組みは、手作業による法的ミスを事前に回避できるという意味でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

タイムカードと何が違う？今池で勤怠管理システムを利用するメリット

勤怠管理システムの導入は、一時的な補助ツールではありません。

旧来の打刻方法と比べて、作業効率、法令順守、記録の精度など、多くの利点と差別化ポイントが期待できます。

次に、導入によって享受できる、5つの導入効果をご紹介します。

1.手間のかかる作業からの解放｜入力ミスも減少

紙ベースの打刻管理は、多くの工程が必要で、締日前は毎月のように人事担当者が残業を余儀なくされることも。

対して勤怠管理であれば、打刻情報が瞬時に集計されるので、月末の作業負担が激減し、エラーも最小限になります。

2.不正勤怠の抑制
紙ベースの打刻では、他人が代行する偽装打刻が発生しやすくなります。対して、勤怠管理システムでは、顔認証・GPS・IP制限などにより、不正打刻の防止機能が充実しており、改ざんされない出勤データを管理可能です。

3.働き方の多様化対応
時間外労働の制限、最低有休取得数の確保、雇用の均等待遇制度など、法改正に即応できる柔軟性があるのも導入の利点として挙げられます。紙では対応しきれない制度も、システムなら自動でアラート通知やレポート出力が可能です。

4.在宅勤務や交替制勤務への対応
従来の出社打刻に頼らず、デバイスを問わずどこでも出勤記録可能。あわせて、シフト管理や変形労働制にも対応しているシステムが多く、働き方に関係なく正確な勤怠が管理できます。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
文書保管や提出の手間が削減され、履歴データも一瞬で検索可能。加えて、給与ソフトとの連携で、勤務記録を元に給与処理を自動化できるのも大きな魅力です。

勤怠は記録から運用改善へ進化。従来型の勤怠手法と比較して、システム導入により、企業の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上します。

今池の中小企業や店舗でも手間なく使える？導入のハードルはかなり低めです

「大規模企業専用じゃないの？」「ITに弱い自社では導入が難しいのでは…」中小企業や個人経営者には、こうした不安が少なくないのも事実です。

現実として、今池でも、中小企業や現場職が導入の中心という結果になっています。

主な要因は、近年の勤怠管理システムの多くが「初期費用ゼロ」「月額数千円」「簡単操作」ということから、小規模事業者向けに設計されているためです。

たとえば、従業員5人〜30人程度の業種、たとえば飲食・小売・理美容・建設などでも、出退勤・勤務表・休暇申請までスマホで一括管理できます。

さらに、クラウド勤怠システムなら、サーバー不要・インストール不要で、Wi-Fiがあれば即利用可能です。

従業員は、スマホアプリで出勤・退勤が打刻可能、そして、責任者は、リアルタイムで勤怠チェック・承認が可能になります。

誰でもわかるシンプルな画面設計という点も好評です。

特にコスト面では、旧来の紙ベースの勤怠管理と比べて格段に安価に運用できます。

多くのクラウド勤怠ツール会社では、導入支援が手厚くなっていて初期設定の段階から、運用マニュアルの提供、リアルタイムでの問い合わせも可能です。

すなわち、ハードルが高いというのは過去の話です。。現在は、誰でも・すぐに・手軽に使える時代になりました。

今池でも、デジタル勤怠管理は誰でも導入可能。

むしろ、中小企業にこそ効率アップの恩恵が大きいと言えます。

今池でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

以前は、今池でも、タイムカード＝勤怠の基本、一般的でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは正確で効率的、法令にも準拠した安心の勤怠管理体制です。

これらの要件を高いレベルで満たす手段こそが、クラウド型勤怠管理システムです。

紙のタイムカードには、負担、・集計ミス、・不正・属人化課題が付きまとっていました。勤怠管理システムを導入すれば、それらをまるごと解決でき、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

リアルタイム集計、・アラート機能・データの一元管理の導入で、把握しきれなかった、勤怠状況の透明化もできます。

始める際に、不安を感じる企業もあるでしょうが、今のシステムには、現場重視で使いやすい構成となっていて、今池でも、導入コストや操作性のハードルも非常に低いのが実情です。

なかでも、無料導入・格安運用、費用を抑えたプラン、多く提供されていて、費用対効果の優位性も申し分ありません。

労働に関する法律改正が続く相次ぐいまの時代では、法令順守対応を自動的にシステムで自動処理できることのメリットは非常に大きく、法令違反の防止および内部統制の強化という視点でも必要性が高まっています。

出退勤の管理は「単なる記録」から、「組織を保ち、社員の力を引き出す」経営に不可欠なインフラへと進化しつつあります。勤怠管理システムの導入をすることで、従業員の働きやすさと勤怠管理の容易さを両立し、無理のない勤務スタイル、会社の経営基盤を整備することができます

仮に、今の勤怠管理に少しでも不満や不安に困っているなら、とりあえず利用してみることをおすすめします。すぐにでも始められる「労務改善の第一歩」がきっかけで、組織を変える転機になるかもしれません。