海神で勤怠管理システム導入 タイムカードから人事も給与も勤怠管理システムへ



海神でも紙のタイムカードから勤怠管理システムにする方が増えています

毎月の集計前になると、勤務時間記録の集計業務に追われている。そうした悩みを抱えていませんか？

海神でまだ紙の勤怠記録を管理している法人や施設では、人事部門の担当者に大きな手間と無駄な時間的出費が重くのしかかっているという実態があります。

そのうえ、それらの勤怠集計の多くがアナログ方式で運用されているため、計算ミスや確認漏れ、打刻トラブルや不正行為の危険もあります。

一例として、「打刻ミスを手書きで訂正してもらったが、結局何が正確かわからない」、「残業過多なチームで、上司が手作業で集計している」など、といった声のように、紙ベースのタイムカードには、曖昧さや誤解を招く表現が避けられません。

このような体制が続くと、サービス残業や法令違反のリスクや36協定超過など、法的リスクが高まる恐れがあります。

また、集計業務は、特定の人に集中しがちで、属人的な処理体制が常態となってしまうことによって、退職や長期離脱で業務が回らなくなるリスクも懸念されます。海神でも、経営者や人事担当者にとって、業務の属人化の見直しと労働トラブルの予防の対応は、早急に取り組むべき課題です。

加えて、昨今のコロナ禍や、働き方改革の流れを受け、海神でも遠隔勤務・勤務時間分散・フレックス制度など、柔軟な働き方への対応が求められています。

しかし、アナログのタイムカードでは、こうした働き方に柔軟に対応することは困難です。現場に来ないと操作できない、正確な記録がとれないという仕組みそのものが、現代の働き方に合わなくなってきています。

「集計に時間がかかって当然」「これまで問題がなかった」という理由に固執して、紙ベースの運用を続けるのは、大きなコストの浪費につながる可能性があります。そのような背景から、海神でも多くの事業者が目を向けているのが、クラウド型勤怠管理の導入です。

海神でも注目されている勤怠管理システムとは？クラウド型の仕組みをやさしく解説

勤怠管理クラウドサービスとはつまり、職員の出勤・退勤や休憩、有休、残業などの勤怠情報をデジタルで記録・集計・管理できるツールを指します。

以前よく使われていた、アナログな記録や表形式の管理と違って、リアルタイムかつ正確なデータ収集が可能であるため、業務効率とコンプライアンス強化を実現できます。

特に海神でも多くの企業に選ばれているのが、Webベースの勤怠記録システムになります。

この仕組みは、インターネット経由でサービスを利用するため、インストール不要で端末を選ばずに時間や場所を問わず利用可能という利点があります。

通常勤務に加えて、リモートワーク・直行直帰・シフト制勤務など、勤務スタイルに応じて使い分けられる柔軟性が特徴になります。

標準的な機能としては、次のような操作が可能です。

  • 勤務時間の記録機能（ICカード・スマホ・PCなど多様な打刻）
  • リアルタイム勤怠データの自動集計
  • 時間超過の警告機能（36協定管理にも対応）
  • 申請・承認のワークフロー
  • 時間分析と視覚化機能（部門別、個人別の比較が可能）
  • 計算ソフトとの自動接続（freee、マネーフォワード、弥生など）

打刻忘れや記録ミスも、自動的に通知が表示される仕組みなので、ヒューマンエラーの放置を防止されます。

加えて、操作も直感的でシンプルな設計が多く、海神にてITが苦手な職場でも対応可能となっています。

クラウド型を選べば、法令変更にも即座に対応可能で、コンプライアンスを維持できます。

この利点は、人的ミスによる法令違反を未然に防ぐという意味でも、労務管理の信頼性を高める大きな強みです。

海神の中小企業や店舗でも無理なく使える？導入のハードルは意外と低めです

「勤怠管理システムは大企業向けでしょ？」「社内に詳しい人がいないと不安…」こうした懸念は、中小規模の事業者にもよく見られます。

でも、海神でも、中小企業・現場型業種が最も多く導入しているという結果になっています。

主な要因は、今の勤怠管理システムの多くが「導入費用なし」「数千円で利用可」「直感操作」ということから、中小規模向けに作られているためです。

例として、従業員5人〜30人程度の飲食店や小売業、美容室、建設業などでも、モバイルで出勤・休暇・勤務スケジュールを一括処理可能です。

加えて、クラウド型システムであれば、サーバー不要・インストール不要で、インターネットがあれば即使えます。

ユーザーは、スマホから簡単に勤怠入力が可能、その一方で、マネージャーは、管理画面でリアルタイムに確認・承認ができます。

パソコンに不慣れでも使いやすい構造がされているのもポイントです。

とりわけ費用面では、紙の勤怠処理にかかる人件費より格段に安価に運用できます。

多くのクラウド勤怠ツール会社では、サポート体制も充実していて初期設定の段階から、操作手順の案内、リアルタイムでの問い合わせも可能です。

すなわち、ハードルが高いというのは昔の話です。。今では、即導入・即運用できる時代になっています。

海神でも、勤怠のIT化は中小にも有効。

かえって、リソース不足の企業ほど少ない負担で大きな効率化を実現できるチャンスと言えます。

タイムカードどう違う？海神で勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠ツールの導入は、単なる「便利ツール」ではありません。

紙での勤怠処理と比較して、業務効率・法令遵守・データ精度など、多くの利点と差別化ポイントが期待できます。

ここでは、導入の恩恵となる、5つの導入効果を解説します。

1.手間のかかる作業からの解放｜入力ミスも減少

紙ベースの打刻管理は、勤怠記録を確認し計算・整理と、月末になると人事部門が残業続きになる場面も。

しかしデジタル化された勤怠管理なら、打刻情報が瞬時に集計されることにより、締め業務が効率化し、ミスも激減します。

2.不正勤怠の抑制
紙ベースの打刻では、代理での打刻行為が現実に行われています。一方、勤怠管理システムを導入すれば、本人確認機能（顔認証・位置情報等）が備わり、なりすましを防止可能で、客観性ある打刻履歴を保持できます。

3.改正労働法への柔軟対応
時間外労働の制限、有休消化義務、労働条件の平等原則など、労働法改正にスムーズに対応できるのもシステムの強みとして挙げられます。手作業では追いつかない法制度にも、クラウド型なら通知・集計まで自動化が可能になります。

4.テレワークやシフト勤務にも対応
オフィス打刻に縛られず、スマホやPCから自宅や外出先で打刻が可能。加えて、柔軟な勤務形態の管理に対応したツールが多く、形態に左右されず正確な勤怠ログを残せます。

5.デジタルによる記録統合と紙削減
紙の保管・提出・再確認などの手間が不要になり、過去記録へのアクセスも簡単。加えて、給与処理ソフトとの連携によって、勤務記録を元に給与処理を自動化できる特長もあります。

勤怠管理は「記録するだけ」の時代から、「分析し、改善する」時代へ。タイムカードに比べ、システム導入により、企業の業務効率とコンプライアンスが大幅に向上します。

海神でも勤怠管理は「正確さ・効率・安心」で選ぶ時代へ

昔は、海神でも、タイムカード＝勤怠の基本、一般的でしたが、時代は大きく変わりました。今、求められているのは『正確性』『業務効率』『法令対応』『安心して使える仕組み』を兼ね備えた勤怠管理です。

これらを網羅的に実現できるのが、クラウド型勤怠管理システムです。

手書きタイムカード、にはつきものの、負担、・記入ミス、・不正・特定担当頼み、課題が付きまとっていました。勤怠管理システムを導入すれば、それらの問題を一気に解消でき、担当者の作業負担を劇的に緩和できます。

リアルタイム集計、・注意喚起機能、・データの一元管理によって、これまで見落としていた労務の可視化もできます。

システム導入時に、不安を感じる企業もあるでしょうが、今のシステムでは、現場重視で使いやすい構成となっていて、海神でも、費用と使いやすさの壁も小さいのが実情になります。

特に、初期費用無料・低月額、といったリーズナブルなプラン多く提供されていて、コストパフォーマンスの良さも申し分ありません。

労働法改正が続く相次ぐ現代社会においては、コンプライアンス対応を勤怠システムで自動処理があるメリットは非常に大きく、労務リスクの回避および法令順守体制の強化という視点でも必要性が高まっています。

勤怠の記録と管理は「単なる記録」から、「企業を守り、人材を活かす」経営に不可欠なインフラとして定着しています。勤怠管理システムの導入をすることで、社員の勤務の快適さと同時に管理のしやすさを両立し、サステナブルな就労環境、会社の経営基盤を整備することができます

もし、現在の勤怠体制にわずかでも不安点や課題に困っているなら、最初は利用してみるのが良いでしょう。すぐにでも始められる「労務環境改善の第一段階」によって、組織を変える可能性があります。